業務の属人化は何から解消する？
事務の担当者にしか分からない仕事がある。担当者が休んだり辞めたりしても仕事が回るように、今のうちに整理しておきたい。そんなことはありませんか？
業務の属人化を解消するには、担当者と一緒に仕事の一覧を作り、手順が決まっていて回数の多い作業から任せていくのが近道です。責任や迷いが伴う判断業務は、最初から無理に引き継ごうとせず最後に回します。
私自身、現役で事務の実務をこなしながら、会社を経営する立場でもあります。頼む側と頼まれる側の両方を知っているので、この記事では「何から」と「どう頼むか」の両方を順にまとめました。
業務の属人化を解消する4つの順番
属人化した業務を別の社員や外注、AIに渡していくときは、次の順序で進めると無理がありません。
- 担当者に目的を伝えて、一緒に仕事の一覧を作る
- 一覧の仕事を「作業」「例外の多い作業」「判断」の3つに分ける
- 手順が決まっていて回数の多い作業から、2人目に渡す
- 判断が入る仕事は、判断の基準だけを書き出して残す
| 順番 | すること | 決めると分かること |
|---|---|---|
| 1 | 担当者と一緒に仕事の一覧を作る | 担当者が抱えている仕事の全体 |
| 2 | 作業・例外の多い作業・判断に分ける | 任せやすい仕事と、残す仕事 |
| 3 | 手順が決まった作業から2人目に渡す | 最初に手放せる仕事と、手順書の抜け |
| 4 | 判断の基準を書き出す | 担当者がいなくても迷わない範囲 |
いきなり全部を手順書にしようとすると、書く量が多すぎて途中で手が止まります。この順番で進めれば、1か月目から少しずつ手放していけます。
業務の属人化は、なぜ起きるのか
業務が属人化してしまう一番の理由は、日々の進め方や突発的な例外への対応が、担当者の頭の中にしか残っていないためです。一人で回せていた仕事ほど、毎日の業務に追われて、書き残す時間が取れません。
だからこそ、属人化をほどくときは、担当者と一緒に進めるのが近道です。仕事の中身を一番よく知っている担当者こそ、一覧作りに欠かせない存在です。
一方で、社長の側からは、たいてい仕事の名前しか見えていないものです。「請求書を出す」という一つの仕事の中にも、取引先ごとに異なる締め日、送付方法の違い、個別の控えの管理など、外からは見えにくい無数の細かな配慮が詰まっています。
担当者が安心して協力できる頼み方
頼むときは、最初に「何のためか」を伝えます。目的を言わずに書き出しだけを頼むと、担当者は何のための作業か分からず、不安に感じることもあります。
| 避けたい言い方 | 言い換えの例 |
|---|---|
| 「仕事を全部書き出しておいて」 | 「あなたが休めるように、仕事の一覧を一緒に作りたい」 |
| 「あなたしか分からないと困る」 | 「一番詳しいので、手順を教えてほしい」 |
| 「マニュアルを作って提出して」 | 「やり方を口頭で話してくれたら、文書にまとめる作業はこちらで手伝う」 |
もう一つ、社長も自分の仕事を同じ形で書き出しておくと、話が進みやすくなります。会社全体で仕事を見えるようにする取り組みだと伝われば、担当者も協力しやすくなります。
普段の打ち合わせの中で、月に1回の仕事から一つずつ聞いていくくらいで十分に進みます。
属人化した業務は、どれから任せるか
一覧ができたら、仕事を3つに分けます。任せる順番は、手順が決まっていて、回数の多い作業が先です。
| 種類 | 例 | 任せる順番 | 渡す先の例 |
|---|---|---|---|
| 作業（手順が決まっている） | 請求書の発行、入金の消し込み、データの入力 | 最初 | 社内の他の社員、外注、AI＋人の確認 |
| 例外の多い作業 | 取引先ごとに締め日や送り方が違う請求、月の途中の入社がある給与 | 2番目 | 例外を一覧にしてから、社内の他の社員か外注 |
| 判断 | 支払いの承認、取引先への最終回答、値引きの可否 | 最後 | 判断の基準を書き出し、社長と担当者で持つ |
手順が決まった作業なら、手順書が短く済み、2人目が試してもすぐに結果が分かります。最初の1つがうまく回ると、担当者も「これなら手放せる」と感じられます。
例外の多い作業は、そのパターンを先に書き出しておくことが大切です。取引先ごとの違いを一覧にしておけば、条件が細かくても他の人に渡せるようになります。この整理の仕方は、請求書メールの下書きを自動にした記事でも紹介しています。
判断が入る仕事は、無理に誰かへ渡さなくて構いません。「この金額までは担当者の判断でいい」「この場合は社長に確認する」と基準だけ書いておけば、担当者が休んだ日も、社長が同じ基準で決められます。
手順の書き出しは、AIに手伝ってもらえるか
手順書の下書きは、AIに作ってもらえます。担当者が書く時間を取れない場合も、話してもらうだけで下書きができるので、負担はかなり小さくなります。
進め方は、次のとおりです。
- 担当者に、画面を見せながら仕事の流れを口で説明してもらい、録音する
- 録音を文字に起こす（会議ツールの文字起こし機能などが使えます）
- 文字にしたものをAIに渡し、手順書の形に整えてもらう
- 担当者が下書きを読み、違う所と抜けている例外を直す
AIに頼むときは、「この説明を、初めてこの仕事をする人が読む手順書にしてください。いつ・何を見て・何をするか・例外、の順に表にしてください」のように、出力の形を指定すると整った下書きが返ってきます（ChatGPT、Claude、Geminiのどれでも構いません）。
ただし、録音には取引先の名前や社員の個人情報が含まれやすい点に注意してください。AIに渡す前に、社名を「A社」に置き換えるなど、入力していい情報かどうかを確かめておきます（AIに会社の情報を入れていいかの線引き）。
任せたあと、何を残しておくか
任せた作業ごとに、手順書とあわせて「担当者が休んだときに代われる人」を決めておきます。2人目が一度その作業を試し、担当者が確認するところまで済ませておけば、急な休みの日も同じ手順で回せます。
場面ごとの進め方は、別の記事にまとめました。
- 産休や急な休みが決まっている場合：事務が一人の会社が、休みの前に決めること
- 辞めた人の作ったファイルが動かない場合：退職者のマクロが動かないときの確認
- 外注を考えている場合：経理を外に頼む前に、担当者と話しておくこと
明日できること
社長自身の仕事を、毎日・毎週・毎月に分けて、紙に5つだけ書き出してみてください。書いてみると、担当者に頼むときに何を聞けばいいかが見えてきます。
最初から完璧な一覧は要りません。
まずは社長の仕事を書き出すことから始めてみてください。
よくある質問
業務の属人化は、何から解消すればいいですか？
担当者と一緒に仕事の一覧を作ることから始めます。一覧ができたら、手順が決まっていて回数の多い作業から2人目に渡し、判断が入る仕事は基準を書き出して最後に回します。
担当者に業務の書き出しを頼むと、辞めさせたいと思われませんか？
いきなり「書き出して」とだけ伝えると、身構えてしまう担当者もいます。「休めるようにしたい」「一番詳しいので教えてほしい」と目的から伝え、社長も自分の仕事を書き出すと、会社全体の取り組みとして受け止めてもらいやすくなります。
担当者が忙しくてマニュアルを書く時間がないときは、どうすればいいですか？
話してもらうだけで進められます。画面を見せながら仕事の流れを話してもらい、録音を文字にしてAIで手順書の下書きにすれば、担当者は読んで直すだけで済みます。
判断が必要な業務も、AIや外注に任せられますか？
はい。判断の材料をそろえる部分は、AIや外注に任せることも可能です。
例えば、支払い一覧の作成や過去の対応との照合、回答文の下書きなどです。
一方で、支払いの承認や取引先への最終回答など、責任が伴う判断は慎重な対応が必要です。
基準を書き出したうえで最終判断は社長や担当者が行うことで、効率化と信頼性を両立できます。
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