請求書メールの下書きをGmailで自動化。例外を先に書き出すとAIにも任せられる

請求書の送付メールは、PDFを添付した状態で、Gmailの「下書き」まで自動で作れます。

ただ、AIに任せるには、ツールを選ぶ前に、取引先ごとの違いや注意点などの例外を整理しておくことが大切です。

私は現役の事務員でもあり、会社を経営する立場でもあります。

弊社でも毎月の定型のメールは、AIに下書きまで作ってもらい、送信ボタンは人が押しています。

請求書メールを下書きまで自動にする4つの手順

請求書メールを下書きまで自動にするときは、次の順で進めます。

1. 「下書きまで。送信は人」と先に決める
2. 取引先ごとの違い・月の数え方・毎月変わるものの3つを書き出す
3. 請求書のPDFを置く場所と、ファイル名の付け方を決めておく
4. 送る前に見る所を4か所に絞る

自動にできない原因は、ツールの難しさというより「その会社だけの決まり」を書き出せていないことのほうが多いです。

使えるのは、Claude CodeやChatGPTのCodex、GoogleのAntigravityのように、パソコンのフォルダを直接読み込めるAIです。

これらを入れられない場合は、GeminiにGoogle Apps Scriptを書いてもらう方法でも作れます。

請求書メールの下書きは、どこまで自動にできるのか

請求書を送る流れは、多くの会社で次のような形だと思います。

自動にしやすいのは、3と4です。

送付メールは文章のテンプレートがあって、毎月変わるのは宛名と月、添付するファイルくらいです。

人が決めることとして残るのは、「今月は誰に送るか」「この金額で合っているか」「送っていいか」の3つになります。

この分け方は弊社でAIに任せていること・任せていないことの一覧にも書いていて、メールは「下書きまで任せる」枠に入れています。

最初に任せる仕事の選び方は、AI導入を何から始めるかの記事にも書きました。請求メールは、毎月同じ形で、送る前に人が目を通せるので、最初の1つに向いていると思います。

どのAIを使えば、添付つきの下書きまで作れるのか

PDFの添付まで任せるには、AIがパソコンや共有フォルダのファイルを読み込み、Gmailに下書きを保存できることが必要です。

チャット画面に文章を貼るだけだと、PDFの添付までは自動にできません。

方法は、大きく2つあります。

弊社では、Claude CodeやCodexを業務で使っていて、毎月の定型メールの下書きもAIに作ってもらっています。

パソコンに新しいAIを入れられない会社には、GmailとGoogleドライブだけで同じ流れを作れる2つ目の方法がおすすめです。

なぜ自動送信ではなく、下書きで止めるのか

下書きで止めるのは、間違えても、外に出てしまう前に気づけるからです。

請求の間違いは、金額でも宛先でも添付ファイルでも、相手に届いてから気づくと、お詫びの連絡が増えます。

下書きなら、開いて、見て、送るだけです。

確認の手間は残りますが、1通ずつメールを作って添付するより、作業の負担はずっと減ります。

先に書き出しておく3つの例外

1. 取引先ごとに、少しずつ違う

請求書メールは、同じテンプレートでも、取引先ごとに少しずつ違うことがよくあります。

CCに入れる人がいる取引先、担当者の名前で書き出す取引先、本文に一言添えている取引先。

郵送もしている取引先や、宛名を部署名まで入れる取引先もあると思います。

これを「いつもの感じで」と頼むと、全員が同じ形になってしまいます。

そのため、取引先ごとに「どこが違うか」を一覧にしてから渡すのが確実です。

2. 「〇月分」は、どの月のことか

月末に締めて翌月に請求書を送る会社なら、件名や本文の「〇月分」は、送る月の前の月です。

ここを書いておかないと、送る月の名前で「〇月分」と書かれてしまうことがあります。

人なら当たり前に分かることでも、書いておかないと伝わりません。

締め日が取引先ごとに違う会社は、その違いも1の一覧に入れておくと安心です。

3. 毎月変わるものは、人が渡す

金額と、その月の請求書のPDFは、毎月変わります。

前の月の内容を使い回す形にすると、渡し忘れたときに、先月の金額やファイルのまま下書きが作られてしまいます。

ここは毎回、人が新しい内容を渡すほうが安心です。

もう一つ、作り始める前に「今月の対象はどの取引先か」を確かめておきます。

スポットの取引先や、今月は請求がない取引先があると、ここで数が合わなくなるためです。

請求書のPDFを添付した下書きにするには

まずは、請求書のPDFを置く場所と、ファイル名の付け方を決めておくのがおすすめです。

どちらにするかは、普段探しやすいほうで決めてください。

どちらの分け方でも、ファイル名に取引先名と年月を入れておけば、開かなくても中身が分かります。

流れはこうなります。

1. ExcelやMisocaで請求書を作り、PDFを請求書フォルダに保存する（ここまでは人）
2. AIが、取引先ごとに送付メールの本文を作り、フォルダからその取引先のPDFを探して添付する
3. Gmailの下書きに入ったものを、人が開いて確かめて送る

AIが受け持つのは、2の「メールの作成と添付」だけです。

PDFが見つからない取引先があったら、勝手に作らせず「見つからなかった」と知らせてもらう形にしておきます。

送る前に見る4か所

下書きができたら、送る前に見るのは次の4か所です。

1. 宛先とCC（名前とメールアドレスが合っているか）
2. 件名の「〇月分」（締めた月になっているか）
3. 添付ファイル（その取引先の、その月のPDFか）
4. 金額（本文に書いた金額と、PDFの金額が合っているか）

3つ目と4つ目は、ファイルを開いて確かめます。

下書きを作るのが速くなっても、ここだけは人の目で見ておくと安心です。

明日できること

先月送った請求書メールを、取引先ごとに並べて見比べてみてください。

そして、取引先によって違うところに印を付けます。

印を付けた所が、自動にする前に書き出す「例外」です。

最初から完璧な一覧は要りません。

まずは小さくはじめてみてください。

よくある質問

請求書メールをGmailで自動作成しても、送信前に確認できますか？

できます。

下書き保存にしておけば、送る前に開いて、中身と添付ファイルを確かめられます。弊社も、送信ボタンを押すのは人です。

請求書のPDFを添付した状態で、下書きを作れますか？

作れます。

請求書のPDFを決まった場所に保存し、ファイル名に取引先名と月を入れておけば、取引先ごとに添付した下書きを用意できます。Gmailの添付は1通あたり合計25MBまでなので、通常の請求書のPDFなら問題なく収まるはずです。

請求書メールの下書きは、どのAIで作れますか？

Claude Code、ChatGPTのCodex、GoogleのAntigravityなど、パソコンのフォルダを読めるAIなら、Gmailとつなぐ設定をしておけば、頼むだけで添付つきの下書きまで作れます。

これらを入れられない場合は、GeminiやChatGPTにGoogle Apps Scriptを書いてもらい、GmailとGoogleドライブだけで動く仕組みにするのが現実的です。

取引先ごとに宛先や文面が違っても、下書きは自動で作れますか？

できます。

「CCに入れる人」「本文に添える一言」などを取引先ごとに一覧にまとめておけば、それぞれの指定に合わせて下書きを作れます。ただ、こうした違いを事前に整理しておかないと、どの取引先にも同じ内容のメールが作られてしまうため、注意が必要です。

ExcelやMisocaで請求書を作っていても、送付メールだけ自動にできますか？

できます。

請求書はこれまでどおりのソフトで作成し、送付メールの下書き作成とPDFの添付だけを自動化する方法です。

今の仕事の流れを大きく変えずに済むので、取り入れやすい方法だと思います。

この記事を書いた人

横浜はるか合同会社アークス 代表

事務歴20年以上。バックオフィス業務の改善と事務・経理代行の会社を経営しながら、企業向けAI研修や個人向けAI講座の講師もしています。自社の事務も、AIを使いながら日々整えています。

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