事務の引き継ぎでExcelの中身が分からない

辞めた社員が作った集計ファイルが、手元に残っている。開いてみてもシートがいくつもあり、どこに何を入れればいいのか分からない。そんなことはありませんか？

引き継いだExcelの中身が分からないときは、まずファイル全体を確認し、それぞれのシートがどのような役割を持っているのか、少しずつ整理することが大切です。入力する場所や集計結果が表示される場所を把握できれば、毎月の作業を続けやすくなるだけでなく、そのまま使うか、修正するか、作り直すかを判断する手がかりにもなります。

私は現役の事務員でもあり、会社を経営する立場でもあります。この記事では、Excelに詳しくない方でも無理なく確認を進められるよう、手順を追って解説します。

引き継いだExcelの中身が分からないときの4つの手順

中身が分からないExcelは、次の順で整理します。

1. 元のファイルのコピーを取り、前月の完成品を保存する
2. シートごとの役割を「入力・計算・出力」に分けて書き出す
3. 数式とシートのつながりを、AIに日本語で説明してもらう
4. 説明を1枚にまとめて、そのまま使う・直す・作り直すを決める

作り直すかどうかは、手順4の「1枚のまとめ」ができてから決めても遅くありません。

引き継いだExcelが分からなくなるのは、なぜか

Excelの引き継ぎが難しくなる原因の一つは、作った人だけが知っているルールが十分に共有されていないことです。どのセルに手で数字を入れるのか、どのシートは触ってはいけないのかといった前提は、たいてい本人の頭の中にしかありません。

数式の中に、数字が直接書き込まれていることもよくあります。「×0.9」や「＋500」のような数字は、取引先との約束や社内の決まりから来ているはずですが、理由が書かれていなくて、分からないこともあります。

もう一つ見落としやすいのが、表示されていないシートや、別のファイルから数字を持ってきている数式です。画面に見えている部分だけで判断すると、大事な計算を見逃してしまいます。

シートの役割は、どう書き出すか

シートの役割は、「入力・計算・出力」の3つに分けて書き出すと整理しやすくなります。ただ、書き始める前に、画面上で隠れているシートや数式がないかを確かめておきましょう。

隠れているものを確かめたら、シートごとに次の形で書き出します。

「誰が、いつ、何を入れるか」の列は、ファイルを見ただけでは分からない部分も出てきます。その場合は、同じファイルを使っていた社員に普段の操作を聞きながら埋めてみてください。

Excelの数式や構造は、AIが説明できるのか

数式やシートのつながりは、AIに頼めば日本語で説明してもらえます。ChatGPT、Claude、Gemini、ExcelのCopilotなど、普段使っているツールで構いません。

頼むときは、「このExcelファイルについて、シートごとに何を入力し、何を計算し、どこにどんな結果が出るかを、Excelに詳しくない人向けに順番に説明してください。数式の中に直接書かれている数字があれば、一覧にしてください」のように、知りたいことを指定してください。

ただし、ファイルの中には取引先の名前や金額、社員の個人情報が入っていることが多いものです。AIに渡す前にコピーを作り、名前を「A社」のように置き換えるか、数式だけを貼り付けて説明してもらうと安心です（AIに会社の情報を入れていいかの線引き）。マクロが入っている場合は、退職者のマクロが動かないときの確認もあわせて読んでみてください。

AIの説明が合っているかを確かめる

AIの説明は、そのまま信じずに、前月の完成品で1行だけ答え合わせをします。説明のとおりに電卓で計算し、前月の完成品の数字と同じになれば、説明はおおむね合っていると判断できます。

数字が合わないときは、説明に出てこない数式や、隠れたシートが残っているのかもしれません。合わない箇所だけを指定してもう一度AIに聞くと、抜けていた計算が見つかりやすくなります。

分かったことは、どうまとめておくか

分かったことは、A4の紙1枚にまとめておきます。次にこのファイルを使う人が迷わずに済み、数字が合わないときにも、どこを見ればいいかがすぐに分かります。

1枚にまとめてみると、作り直さずに説明を足すだけで使い続けられることもあります。作り直す場合も、この1枚があれば業者との話が早く進み、どこまで頼むかを決めやすくなるはずです。

担当者しか分からない仕事を、Excel以外も含めてどこから整理するかは、業務の属人化は何から解消する？にまとめています。

弊社で、手作業の請求書を作り直したときのこと

弊社でも、請求書を手作業で作っていた時期があり、スタッフから「手作業で大変」という声が出ていました。そこで、GAS（Googleの表計算で動く自動化の仕組み）を使い、ボタン1つで請求書を作れる仕組みに切り替えました。

着手するときに最初にしたのは、請求書に載せる項目と、その数字をどこから持ってくるかの書き出しです。この書き出しがあったので、仕組みを変えたあとも、どの数字がどこから来ているかを説明できる状態になっています。

明日できること

社内の共有フォルダで、作った人がもういないExcelファイルを1つ選び、シート名を紙に書き出してみてください。シートごとに「入力・計算・出力」のどれに当たりそうかを書き添えるだけでも、ファイルの全体が見えてきます。

最初から完璧な一覧は要りません。

まずはシート名を書き出すことから始めてみてください。

よくある質問

引き継いだExcelの数字が合わないとき、最初に何を疑えばいいですか？

まず疑いたいのは、手で上書きされたセルと、別のファイルから数字を持ってきている数式です。「数式の表示」で、数式のはずの場所に数字が直接入っていないか、「リンクの編集」で別のファイルを参照していないかを確かめます。

ChatGPTなどのAIに、会社のExcelを渡しても大丈夫ですか？

取引先の名前や金額、個人情報が入ったまま渡すのは避けてください。コピーを作って名前を置き換えるか、数式だけを貼り付けて説明してもらえば、中身の整理にAIを使えます。社内で入れていい情報を決めておくと、毎回迷わずに済みます。

Excelのまま使い続けるのと作り直すのでは、どちらがいいですか？

業務の中身が変わっておらず、説明の1枚があれば社内の他の社員も使えるなら、使い続けるほうが早く済みます。取引先や手順が変わっていて、毎月手で直す所が増えているなら、作り直しを考える時期です。

次の人に引き継ぐときは、何を残せばいいですか？

ファイルと、何のためのファイルか・いつ使うか・何を入力して、どんな結果が出るか・数式の中の決まった数字をまとめた1枚の説明です。前月の完成品も一緒に残しておくと、次の人が答え合わせに使えます。

この記事を書いた人

横浜はるか合同会社アークス 代表

事務歴20年以上。バックオフィス業務の改善と事務・経理代行の会社を経営しながら、企業向けAI研修や個人向けAI講座の講師もしています。自社の事務も、AIを使いながら日々整えています。

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