AIに会社の情報を入れていいの？ 社長が最初に決める線引き
「社員がAIに変なもの入れてないかな…？」
こう思ったことはありませんか。
聞いて確かめるのも、なんだか疑っているみたいで気が引ける。かといって、全面禁止にするのも違う気がする。そもそも何を入れていいのかを、社長の自分が決めていない。
この状態、結構多いと思います（私は現役の事務員でもあり、会社を経営する立場でもあるので、「決まっていないから各自の判断で」という空気は、現場の側からも社長の側からも分かります）。
この記事では、AIに会社の情報を入れていいかどうかを、社長が最初に決めるときの線引きを書きます。
先に結論だけ
線引きは、「どの情報か」だけでは決まりません。
次の3つを組み合わせて考えます。
- どんな情報か（公開していいものか、人の名前が出るか）
- どの契約のAIに入れるか（個人向けか、法人向けか）
- 入れ方（そのまま入れるか、名前や金額を伏せるか）
そして、決まった内容は紙1枚にまとめて、社員に渡します。
法律の話：一番引っかかりやすいのは「個人情報」
個人情報保護委員会が、2023年6月に、生成AIの使い方についての注意喚起を出しています。
ここで押さえておきたいのは、次の点です（要点をまとめたものです）。
- 本人の同意なく個人データを入力して、それが（回答を返す以外の目的で）AIの提供会社に使われる場合は、個人情報保護法に違反する可能性がある
出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）
お客様の名前や連絡先が入った名簿をそのままAIに貼り付けるのが危ないのは、機密だからというだけではありません。その情報が、AIの提供会社の別の目的に使われるかもしれないからです。
委員会の注意喚起でも、提供会社が入力した内容を機械学習に使わないかどうかを確認するよう書かれています。
「学習に使われるか」は、契約で変わる
ここは、一番勘違いされやすいところです。
同じChatGPTでも、個人契約と法人契約とでは、入力した内容の扱いが違います。
OpenAIの公式の説明（2026年3月更新）では、次のように書かれています。
- 個人向けのChatGPTは、設定でオフにしない限り、入力した内容がモデルの改善に使われることがある
- Team・Enterprise・APIなどのビジネス向けは、初期設定では学習に使われない
他の会社のAIも、個人向けと法人向けで扱いが分かれているものが多いです。設定や規約は変わることがあるので、使う前に、各社の公式ページで今の説明を確認してください。
もう一つ、「学習に使われない」と「記録が残らない」は別の話です。履歴やログが、一定期間保管されることはあります。「学習しないプランだから、何を入れても大丈夫」とはならないんですよね。
実務の書類ごとに、仕分けてみる
では、実際の書類で考えます。
社員が一番迷うのは、たぶんここです。
| 入れるもの | 考え方 |
|---|---|
| ホームページや、配布済みパンフレットの文章 | もともと公開しているので、入れて大丈夫 |
| 社内の議事録・企画書 | 取引先名と個人名を伏せたうえで、法人向けのAIなら入れていい |
| 請求書・見積書 | 取引先名と金額が出るので、伏せるか、次の項で書くローカルAIで処理する |
| 給与・人事評価・健康のこと | 入れない |
| 取引先から預かった資料 | 契約書やNDA（秘密保持契約）を先に確認する。分からないうちは入れない |
| 写真・スクリーンショット・録音 | 他の人の名前や顔、別のウィンドウに映った画面が入っていないか見てから |
「伏せる」というのは、氏名を「A社」「担当者B」のように置き換えることです。ただ、氏名を消しただけでは、前後の文章から誰か分かってしまうこともあります。置き換えたあとで、一度自分で読み直してください。
外に出せない情報は、ローカルAIで
ここまでは、インターネットの向こうにあるAIの話でした。
でも、どうしても外に出せない情報を、AIに手伝ってもらいたい場面もありますよね。
そんなときは、自分のパソコンの中だけで動くAI（ローカルAIと呼ばれています）を使う方法があります。これなら、入れた情報がパソコンの外に出ることはありません。
弊社でもこの方法で、録音の文字起こしをしています。60分の録音が、10〜30分ほどで約16,000字の文章になりました。費用はかかっていません。
向いているのは、外に出せない情報を、読み取ったり、文字にしたりする作業です。
もし、うっかり入れてしまったら
ルールを作っても、うっかりは起きます。そのときの動き方も、先に決めておくと、慌てずに済みます。
- いつ、誰が、どのAI（個人向けか法人向けか）に、何を入れたかを記録する
- そのAIの履歴を消して、学習に使われない設定になっているか確認する
- 取引先から預かった情報なら、契約書に事故の報告義務がないか確認する
- 個人情報が含まれていたら、社内で情報の扱いを決めている人（社長でもOKです）に、すぐ伝える
入れてしまった人を責めない、ということも、決めておくといいと思います。責められると、次から隠すようになるので。
社長自身が入れるときの線引き
社員だけでなく、社長自身も、つい入れてしまいがちです。
小さな会社だと、社長が一番たくさんの情報を持っていますよね。取引先の条件、社員の給与、資金繰りの数字。便利だからこそ、自分のルールも先に決めておいたほうがいいと思います。
私なら、「社員に『入れないで』と言っているものは、自分も入れない」を基準にします。
明日できること
紙を1枚、用意してください。A4で十分です。
- 使っていいAIを、1つか2つ決めて書く（個人向けではなく、法人向けのプランを確認する）
- 入れない情報を、3つだけ書く（個人名つきの情報、給与や人事のこと、取引先から預かったもの）
- 迷ったときの相談先を書く（社長か、決めた担当の人）
最初から完璧な一覧は要りません。
まずは小さくはじめてみてください。
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