事務が一人で休めない会社へ。産休や急な休みの前に社長が決める4つのこと

2026-10-21

事務の人から「来年の春から産休に入ります」と言われた。あるいは、体調を崩して1週間休まれた。

そのとき初めて、請求書を出せる人も給与の締めが分かる人も、社内にいないと気づいた経験はありませんか？

休みに入る前に少し準備をしておけば、事務が一人の会社でも仕事は回せます。

やることは、それほど多くありません。担当者の仕事を一覧にして、止まると困るものから順に、誰が代わるかを決めておくのが基本です。

代わりを任せる先は、社内の他の社員、外注やAIなど、仕事ごとに合うものを選べばいいのです。

私は現役の事務員で、会社を経営する立場でもあります。この記事では、頼む側と頼まれる側の両方の目線から、社長が休みの前にしておきたいことを順にまとめました。

事務が一人で休めない会社が、休みの前に決める4つのこと

担当者が休みに入る前に決めておきたいのは、次の4つです。

事務の仕事を、毎日・毎週・毎月の一覧にする
止まったときに、誰にどのような影響が出るかで順番をつける
仕事ごとに、代わりを決める
本人がいる間に、代わりの人が一度やってみる

決めること	書き方の例	決めると分かること
仕事の一覧	「毎月25日：給与の振込データを作る」「毎週金曜：請求書を発行する」	担当者が抱えている仕事の全体
影響の順番	「給与の振込が遅れると、社員全員の生活に影響する」	優先度の高い業務
仕事ごとの代わり	「請求書の発行は社長、入力は外注、メールの下書きはAI」	社内と外部とAIの役割分担
本人がいる間の試し	「11月分の請求書は、代わりの人が作って本人が確認する」	手順の抜けと、代わりの人の不安な所

一覧がないまま代わりの人を探しても、何を頼めばいいかは決まりません。上から順に進めてください。

事務が一人の会社が、休めない状態になるのはなぜか

休めない理由は、仕事の手順や例外が担当者一人の頭の中にしかないことです。

事務が一人で回ってきた会社ほど、本人のやり方で困ることがなかったので、わざわざ書いておく必要もなかったんですよね。

担当者の側も、実は同じところで止まっています。弊社の講座に参加した事務の方からは、こんな声がありました。

「自分のやっていることの中で、何がお願いできるかな？という状態です」

頼めるなら頼みたいけれど、何を頼めるのかが自分でも整理できていないのだと思います。

だからこそ、一覧作りは社長から声をかけるのが近道です。一緒に書き出すうちに、本人にもどこから手放せるかが見えてきます。

産休や急な休みの前に、事務の仕事をどう書き出すか

書き出しは、毎月・毎週必ずある仕事から始めます。一つの業務に対して質問は次の５つです。

書くこと	例
いつ	毎月25日
何をするか	給与の振込データを作り、ネットバンキングに登録する
何を見て	勤怠の集計表、給与ソフトの明細
例外	月の途中で入社した人は、日割りで計算する
止まると、誰にどのような影響が出るか	社員への給与の支払いが遅れる

担当者の頭の中にしかないのは、たいてい「例外」の列です。社長一人では書けないところなので、担当者に聞きながら埋めていきます。

書き出し方のコツは、事務・経理を外注する前に決めることの記事にも書きました。

止まったときに影響が大きい事務の仕事は、どれか

一覧ができたら、次は順番づけです。優先的に代わりを決めておきたいのは、お金の出入りと、期限のある手続きでしょう。

仕事	止まると、誰にどのような影響が出るか	代わりの候補
給与の計算と振込	社員への給与の支払いが遅れる	外注、または社長が手順どおりに
請求書の発行と入金の確認	取引先への請求が遅れ、入金も遅れる	社内の他の社員、外注
取引先への支払い	取引先への支払いが遅れ、信用に関わる	社長（承認と実行）
電話・メールの受付	問い合わせへの返事が遅れる	社内の他の社員、AIで返信の下書き

見落としやすいのが、月に1回だけの仕事です。忘れたころに来るので代わりの人が一番迷うところで、一覧に印を付けておくと引き継ぎの漏れを防げます。

反対に、休みの間は止めておける仕事もあるはずです。社内の資料の整理や急がない集計は、担当者が戻ってからでも困りません。先にそれを決めておけば、代わりの人に渡す量はぐっと減ります。

事務の仕事の代わりは、社内・外注・AIのどれに任せるか

順番が決まったら、仕事ごとに代わりを選びます。選ぶ先は「社内の他の社員」「外注」「AI＋人の確認」の3つです。

代わり	向いている仕事	気をつけること
社内の他の社員	電話・来客の受付、請求書の発行など、社内の事情を知っている必要がある仕事	本業の合間になるので、量を絞る
外注（事務代行）	入力、給与の計算、記帳など、手順が決まっている仕事	頼む範囲を契約で決める。手順の書き出しが要る
AI＋人の確認	手順書の下書き、メールの返信案、表の照らし合わせ	最終の確認と、お金の承認は人がする

AIなら、ChatGPTやClaude、Geminiなどの生成AIが、文章の下書きや表の整理を手伝ってくれます。担当者に仕事の流れを口で説明してもらい、その録音を文字にしてもらうだけでも、手順書の下書きとしては十分です。

ただし、社員の給与や口座番号など、AIに入れていいか迷う情報は、入力する前に確認してください（AIに会社の情報を入れていいかの線引き）。

弊社で、誰かが休んでも止まらないようにしていること

弊社で気をつけているのも、誰か一人が休むと止まる仕事を作らないことです。

たとえばブログの確認作業は、2人のスタッフに曜日で分けてお願いしていて、手順は1枚のページにまとめてあります。どちらかが休んでも、もう1人がそのページを見て同じように進められる仕組みです。

下書きを作るまではAIに任せ、内容の確認と公開の判断は人がするのも、弊社の決まりです。AIに任せている仕事と任せていない仕事の全体は、弊社の実際の一覧にまとめました。

産休まで時間があるとき、担当者にどう頼むか

産休のように休みの時期が先に分かっているなら、本人がいる間に準備ができます。

担当者に頼むときは、「休めるようにしたい」という目的から伝えてください。いきなり「仕事を書き出して」とだけ言うと、責められているように受け取られることがあるからです。

伝えること	例
何のためか	「安心して休めるようにしたい」
担当者にお願いしたいこと	「手順を一番知っているので、一覧作りと、代わりの人への説明をお願いしたい」
進め方	「月に1回の仕事から、1つずつ一緒に見ていきたい」

準備の仕上げは、本人がいる間の「試し」です。代わりの人が一度その仕事をして、本人に確認してもらいます。

毎月の仕事は、1回ずつ試すだけでも1か月かかります。休みの時期が分かったら、早めに始めておくと安心です。