経理を外注したいけど、今の担当者にどう話す？ 頼む前に決めておくこと

長く事務・経理を任せてきた担当者がいる。そろそろ外注も考えたいけれど、本人にどう切り出せばいいか分からない。

そんなことはありませんか？

外注を検討していても、今の担当者への伝え方に悩み、なかなか話を進められないことがあります。

事務・経理の外注をうまく回すには、契約の前に今の担当者の仕事を書き出して、外に出す範囲と社内に残す範囲を決めておくことが大切です。

もう一つ、話す順番も大切です。

担当者には外注の見積もりを取る前に、社長から直接伝えてください。

私は現役の事務員で、会社を経営する立場でもあります。事務代行の依頼を受けていると、頼む前の準備しだいでその後の進み方が大きく変わるのを、よく目にします。

先日も付き合いのある社長さんとちょうどこの話になったので、頼む前に決めておきたいことをまとめました。

事務・経理を外注する前に、社長が決めておく3つのこと

長く事務・経理を任せている担当者がいる会社なら、先に決めておきたいのは次の3つです。

1. 今の事務・経理の仕事を、手順に書き出す
2. 外に出す範囲と、社内に残す範囲を決める
3. 担当者に、見積もりを取る前に話す

この3つが決まれば、外注先を比べるときも「この範囲を頼めるか」を確かめるだけで済みます。

事務・経理の外注がうまく回らないのは、どんなときか

うまく回らないのは、たいてい、仕事の手順が担当者の頭の中にしかないときです。

事務代行を受ける側から見ても、「これをこうしてください」と渡せるマニュアルがそろっている会社はほとんどありません。長く続いている会社ほど、担当者のやり方で問題なく回ってきたので、書いておく必要がなかったんですよね。

一方、外注先は社内の手順を何も知らない状態から始めます。書かれたものがなければ、担当者に一つずつ聞きながら進めるしかありません。

そのため最初のうちは、担当者の手間がかえって増えてしまいます。「担当者を楽にするために外注したのに、担当者が一番忙しくなった」という話も、珍しくないのです。

長く事務・経理を担当している人は、外注の話をどう受け止めるか

外注の話を聞いて「自分の仕事がなくなるのでは」と考えるのは、長く担当してきた人なら自然なことです。長く仕事を任されてきた御社の担当者なら、次のようなことが気になるかもしれません。

• 自分のやり方で長く回してきた。変えたあとに間違いが出たら、誰が責任を持つのか
• 外の人が入ったら、自分の仕事はどうなるのか
• 社長は、今の仕事にどれだけ手間がかかっているかを知らないのではないか

それに、今のやり方にはたいてい理由があります。取引先ごとの例外や、以前のミスを繰り返さないための確認など、外からは見えない工夫が入っているものです。

だからこそ、担当者には次の3つを社長の言葉で伝えてください。

気をつけたいのは、話す順番です。見積もりを取ったあとで知らされると、担当者は「もう決まっていた」と受け取ってしまいます。

1. 担当者に話す
2. 手順を書き出す
3. 見積もりを取る

早い段階で相談することで、担当者の意見も聞きながら、無理のない形で外注の準備を進めやすくなります。

外注すれば、事務・経理の仕事は何でも頼めるのか

外注先がするのは、契約で決めた範囲の仕事です。

「時給3,000円払っているのだから、今の事務の人より色々してくれるはず」と考えがちですが、契約に書かれていない仕事は基本的に頼めません。そこで、契約の前に次のことを決めておきます。

このうち社内に残すのは、支払いの実行や承認、取引先への最終的な回答など、お金と信用に関わる判断です。「作業は外に出し、判断は社内に残す」と考えると、線が引きやすくなります。

弊社でAIに任せる仕事と任せない仕事を分けるときも、考え方は同じです（弊社の実際の一覧）。

事務・経理の手順は、どこから書き出せばいいか

手順は、毎月・毎週必ずある作業から、流れに沿って書き出します。最初からマニュアルの形にしなくても、次の5つが埋まっていれば十分です。

事務でも経理でも、書く項目は変わりません。特に確認しておきたいのが、普段とは違う対応が必要になるケースです。担当者しか知らない細かなルールもあるため、実際の作業を思い出してもらいながら整理していきましょう。

担当者に書く時間がなければ、口で説明してもらう方法もあります。その録音をChatGPTやClaude、Geminiなどの生成AIで文字にして、この表の形に整えてもらえば、それがそのまま下書きです。

その場合は、口座番号や取引先の個人情報を入力しないよう、先にルールを決めておいてください（AIに会社の情報を入れていいかの線引き）。

仕事の中身を一人だけが抱えないという点では、辞めた人のマクロが動かなくなったときの話とも共通しています。

外注は、作業を1つに絞って始める

書き出しができたら、外注は作業を1つに絞って始めます。「請求書の発行だけ」「受注の入力だけ」のように、外に出しても社内で確認できる作業からがおすすめです。

弊社も、業務委託のメンバーにお願いするときは、小さな単発の仕事から始めています。最初から多くの業務を任せると、手順の認識違いや確認漏れが起きたときに、原因を特定しにくくなるためです。

明日できること

毎月・毎週の事務・経理の仕事を、思いつく範囲で紙に書き出してみてください。書けたら担当者に見せて「これで合ってる？」と聞けば、抜けているものは足してくれるはずです。社長が把握できていなかった作業や、普段の細かな対応が見えてくるかもしれません。

最初から完璧な一覧は要りません。

まずは社内の仕事を把握することから始めてみてください。

よくある質問

事務・経理を外注すると、今の担当者には辞めてもらうことになりますか？

辞めてもらう前提で考える必要はありません。担当者に残ってもらい、作業の一部だけを外に出す方法もあります。その場合、外注先への説明や確認は、手順を一番知っている担当者の役目です。

手順書がなくても、経理代行や事務代行に頼めますか？

頼むことはできます。ただ、最初のうちは外注先が担当者に聞きながら進めるので、社内の手間が増えるのが普通です。流れだけでも書き出してから頼むと、立ち上がりが早くなります。

担当者には、いつ、どう伝えればいいですか？

見積もりを取る前に、社長から1対1で伝えます。何のために外注するのか、担当者の立場はどうなるのか、何をお願いしたいのか。この3つを話すと伝わりやすいです。

事務・経理を外注したあとも、社内に残しておく仕事は何ですか？

支払いの実行や承認、取引先への最終的な回答です。外注先とのやりとりを社内の誰がするかも決めておくと、連絡が行き違いません。

この記事を書いた人

横浜はるか合同会社アークス 代表

事務歴20年以上。バックオフィス業務の改善と事務・経理代行の会社を経営しながら、企業向けAI研修や個人向けAI講座の講師もしています。自社の事務も、AIを使いながら日々整えています。

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